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Pour rappel, Beesy.me est une solution de gestion et de productivité personnelle en entreprise. Couplé avec l’application Beesy pour iPad, elle permet par exemple aux chefs d’équipes, aux commerciaux ou encore aux chefs de projet, de gérer efficacement leur réunion et leurs prise de note.

Anikijournal.com a réalisté un test complet de l'application Beesy pour iPad lors de sa sortie officiel. Vous pouvez retrouver ce test compet ici pour vous faire une idée en image et en vidéo du potentiel de cette application de prise de note.

Le compte gratuit Beesy.me donne accès à tout un tas d’option pendant 1 mois. Notamment :

Synchronisation & Sauvegarde   

  • Créer des notes : illimité
  • Stockage des données : illimité
  • Créer jusqu'à 50 actions / mois
  • Créer jusqu'à 25 Mo de média / mois

Une Application Web disponible de n’importe où    

  • Parcourir toutes vos notes, vos actions, vos contacts et projets
  • Créer des notes : illimité
  • Créer des contacts : illimité
  • Créer un projet

Fonction de Collaboration

  • Partager des notes : illimité
  • Partager des actions : illimité
  • Partager des projets : illimité

Après s’être inscrit à beesy.me et cliqué sur le lien qui vous est envoyé par email pour valider la création de votre compte sur le service, à la première connexion, un assitant est affiché pour vous présenter les grandes lignes de l’interface du service. A chaque menu que vous accédez via l’interface, un écran d’aide contextuel vous est présenté pour expliquer les différentes actions possibles. Ce qui est très bien quand on démarre.

Note : Pensez à décocher la petite case « afficher cette fenêtre lors de la prochaine visite » si vous ne voulez plus faire apparaître l’écran d’aide.

Beesy.me : Aide de démarrage

Langue de l’interface

Par défaut, l’interface est en Anglais, mais la langue est facilement modifiable pour tout mettre en Français par exemple. Pour cela, il faut se rendre dans le menu My Account (Mon Compte) en cliquant sur la flèche à droit de votre nom dans la barre de menu du haut.

Beesy.me - Paramètres Compte : Langue

Et la, changer « Language » par la langue désirée. Français par exemple.

Beesy.me : le Dashboard

Le Dashboard est votre point d’entré principale. C’est un tableau de bord général qui donne une vue condensée des informations importantes pour vous. Celles urgentes, non urgentes, avec ou sans actions requises.

Beesy.me - Dashboard

Vous pouvez filtrer les informations affichées en utilisant le filtre en dessous du bouton "Ajouter un contact" et qui liste les initiales des personnes auxquelles se rapporte les informations.

Cas Pratique : Réunion Coupe du monde de football 2014

 Beesy.me : Créer un Projet - point de départ

Les projets permettent, à mon avis et cela prend tous son sens, de structurer les notes par thème.

Beesy.me - Créer un Projet

A un projet, vous définissez un ou plusieurs objectifs, un ou plusieurs sujets. Un objectif par défaut est proposé par l’application : « Default Goal » mais rien ne vous empêche de créer votre propre objectif.

Beesy.me - Creer objectif

beesy.me : Ajouter des personnes

Etant chef d’équipe par exemple, vous organisez des réunions, donc rien de plus naturel que d’inviter des personnes à vos réunions, surtout si ce sont les intéressés. Rien de plus simple donc que de rajouter des personnes via le menu "PERSONNES".

Beesy.me - Creer une personne

Une fois crée, elle s'affiche dans la liste :

Beesy.me - Liste des personnes

Vous pouvez aussi éditer les informations d'une personne en cliquant sur son icône :

Beesy.me - Editer Personne

beesy.me : Organiser une réunion

Passons aux choses sérieuses. Comment organiser une réunion et y inviter des personnes ? En se rendant dans Note, on commence par créer une Note pour cette réunion.

Beesy.me - Créer une Note 

 

En n'oubliant pas de lui affecter un projet (qu’on aura au préalable créé) si besoin. Ensuite à cette note, on peut y ajouter un sujet, des participants pour la réunion, des actions, etc.

Beesy.me - Ajouter un sujet

 

L’écran Note permet entre autre de :

  • Ajouter une nouvelle note et assignez lui un projet si besoin
  • Consulter les notes par date ou par projet
  • Modifier le titre d’une Note et lui attribuez un autre projet
  • Ajouter des sujets à l'agenda et des participants
  • Ajouter une action: tâche, page web, remarque (en cliquant sur l’un des bouton icône de la barre d’outil)
  • Glisser-Déposer des actions vers les sujets, des participants sur les actions ou réorganisez les actions entre elles
  • Envoyer instantanément vos compte-rendus par email, exportez vers Excel pour des rapports sur mesure

En cliquant sur l’icône d’un élément d’une note, il est possible de modifier les attributs de cet élément ou encore rajouter une pièce jointe :

Beesy.me - Editer Actions

Une fois le tout prêt, vous devriez avoir quelque chose comme ci dessous :

Beesy.me - Vue générale des actions d'une Note

La note peut être exporté par email pour l’envoyer aux différents participants avec un présentation professionnelle en cliquant sur le bouton bleu en losange à côté du champ de recherche :

Beesy.me - Export d'une Note par email

Beesy.me - Envoi Note par email

Ou encore la partager avec d’autres personnes (à condition que l’adresse email des personnes soient renseignés au préalable pour les participants) en cliquant sur la 2ème icône (en forme de personne) :

Beesy.me - Partage de Note

Remarque Importante :

Le partage de Note ne fonctionne pour le moment qu’avec des utilisateurs du service beesy.me. Les personnes que l’on peut rajouter sont celles qui ont un compte beesy.me.

Astuce utile.

  • Marquer une tache comme fini : Pour marquer une tache comme étant effectuée, suffit de cliquer sur le losange à droit de cette tâche. La date du jour lui sera attribué automatiquement en tant que date de réalisation.

Beesy.me - Marquer tâche comme fini

  • Attribuer un drapeau à une tâche.

Beesy.me - Drapeaux des tâches

 

Enfin, vous l’aurez compris, le service beesye.me est facilement utilisable, même pour un néophyte. L’interface est soignée, les icônes intuitives et parlantes. Maintenant à vous de jouer.

Quelques points d’amélioration (avis perso) :

  • la possibilité d’accéder au détail d’une tâche, personne ou note directement depuis le dashboard.
  • afficher une bulle explicative (brève) quand on passe la souris sur l’une des icônes bleu d’action située à côté du champ de recherche.

Nul doute que beesy.me continuera de s’améliorer au fil du temps.

Pour aller plus loin.

Vous avez besoin d’aide sur une fonction particulière, consultez l’un des guides suivants :

Ou rendez-vous sur le site de support officiel du service :

Vous rencontrez un problème, vous voulez contacter le service support pour un problème technique ? Rendez-vous directement dans la rubrique « Support » (menu en cliquant sur votre nom) une fois connecté à beesy.me